Aide et manuel d'utilisation

Créer votre commerce

1. 1Sur le site, cliquez sur « Essayer gratuitement 30 jours ».
2. 2Choisissez votre activité (supérette, pharmacie, restaurant, salon…) et votre pays : la TVA, la devise et le plan comptable se règlent seuls.
3. 3Vérifiez les taux de TVA proposés et choisissez les moyens de paiement acceptés en caisse.
4. 4Choisissez l'identifiant de votre commerce (il sert à vous connecter), puis créez votre compte de gérant.
5. 5Cochez « J'accepte les conditions » et cliquez sur « Créer mon commerce ».

💡 L'essai gratuit dure 30 jours, avec toutes les fonctions : le temps de faire votre premier bilan du mois.

Installer l'application sur l'ordinateur, la tablette ou le téléphone

1. 1Ouvrez StokNextra dans Chrome ou Edge (Windows, Mac, Android) ou Safari (iPhone, iPad).
2. 2Sur ordinateur, cliquez sur l'icône d'installation dans la barre d'adresse. Sur Android : menu ⋮ puis « Installer l'application ». Sur iPhone : bouton Partager puis « Sur l'écran d'accueil ».
3. 3L'icône StokNextra apparaît : elle ouvre directement la caisse, en plein écran.

💡 La page « Installer » du site détecte votre appareil et affiche les étapes exactes.

Les premiers pas du tableau de bord

1. 1Après l'inscription, le tableau de bord affiche cinq étapes : fiche entreprise, logo, produits, équipe, première vente.
2. 2Cliquez sur une étape pour aller à l'écran concerné.
3. 3Chaque étape se coche toute seule quand elle est faite ; l'encadré disparaît quand tout est terminé.

Ouvrir la caisse le matin

1. 1Connectez-vous avec le compte du caissier.
2. 2La première fois sur cet appareil, choisissez la caisse (ex. « Caisse 1 ») : elle télécharge les articles et les prix.
3. 3Saisissez le fond de caisse (les espèces présentes dans le tiroir), puis cliquez sur « Ouvrir la caisse ».

Vendre et encaisser

1. 1Scannez l'article à la douchette, ou tapez son code et appuyez sur Entrée. Pour plusieurs unités : « 3*CODE ».
2. 2Article sans code-barres : F1 pour le rechercher par son nom. F2 change la quantité, F3 accorde une remise sur la ligne.
3. 3Appuyez sur F8 (« Payer ») : choisissez espèces, Mobile Money, carte ou crédit client. Plusieurs moyens peuvent se combiner.
4. 4En espèces, saisissez le montant reçu : la monnaie à rendre s'affiche. Validez : le ticket s'imprime et le tiroir s'ouvre.

💡 Pas de douchette ? Le bouton « Caméra » scanne les codes-barres avec la caméra du téléphone ou de la tablette.

Mettre un client en attente

1. 1Pendant une vente, appuyez sur F4 (« Mettre en attente ») : le ticket est gardé, la caisse est libre pour le client suivant.
2. 2Pour reprendre le ticket, appuyez sur F5 (« Reprendre ») et choisissez-le dans la liste.

Restaurant : servir à table

1. 1Réglez le nombre de tables dans Paramètres, onglet Activité (« Tables du restaurant »). Un restaurant démarre avec 10 tables.
2. 2À la caisse, touchez « Tables » puis la table servie : sa commande s'ouvre.
3. 3Ajoutez les plats et boissons, puis touchez « Envoyer en cuisine » : le bon sort sans les prix. Les ajouts suivants partent sur un nouveau bon, seuls.
4. 4Touchez « Garder sur la table » pour servir une autre table. Le plan de salle montre les tables occupées, leur montant et l'heure d'arrivée.
5. 5Quand le client demande l'addition, reprenez la table, touchez « Addition », puis encaissez (F8). La table redevient libre.

💡 Les commandes des tables restent sur l'appareil de la caisse, même sans Internet, jusqu'au paiement.

Faire un retour ou un remboursement

1. 1Caisse vide, appuyez sur F7 (« Retour »).
2. 2Scannez ou saisissez le numéro du ticket d'origine, puis choisissez les articles rendus.
3. 3Validez le remboursement : les articles reviennent en stock et le ticket de remboursement s'imprime.

💡 Il faut le droit « Rembourser un ticket » : le gérant peut le donner ou le retirer à chaque caissier.

Clôturer la caisse le soir (rapport Z)

1. 1Terminez ou annulez les tickets en cours, puis cliquez sur « Clôturer la caisse ».
2. 2Comptez les espèces billet par billet et pièce par pièce : le total compté se calcule seul.
3. 3Cliquez sur « Clôturer et sceller le rapport Z » : l'écart éventuel avec le montant attendu s'affiche, et le rapport est scellé (il ne peut plus être modifié).

💡 F11 affiche à tout moment le rapport X : le point de la journée, sans clôturer.

Vendre quand internet coupe

1. 1Continuez à vendre normalement : un bandeau indique « Hors ligne » et le nombre de ventes en attente d'envoi.
2. 2Dès que le réseau revient, les ventes partent seules au serveur, sans doublon, et le stock se met à jour.
3. 3Connectez la caisse à internet au moins une fois tous les 15 jours : sinon, elle bloque les nouvelles ventes jusqu'à la prochaine connexion.

Ajouter un produit

1. 1Menu « Produits », puis « Nouveau produit ».
2. 2Saisissez le nom, le prix de vente et le taux de TVA. Scannez le code-barres (bouton caméra) s'il y en a un.
3. 3Prestation sans stock (coupe, service, plat…) : choisissez le type « Prestation ».
4. 4Cliquez sur « Créer le produit » : il est aussitôt disponible dans les caisses.

Importer vos produits depuis Excel

1. 1Menu « Importer un fichier ».
2. 2Choisissez votre fichier Excel ou CSV (une ligne par produit : nom, prix, code-barres, stock…).
3. 3Indiquez quelle colonne correspond à quelle information, vérifiez l'aperçu, puis lancez l'import.
4. 4Les lignes en erreur sont listées : corrigez-les dans votre fichier et importez-les à nouveau.

💡 Le même écran importe aussi vos clients et vos fournisseurs.

Imprimer des étiquettes de prix avec code-barres

1. 1Menu « Produits », bouton « Étiquettes ».
2. 2Cherchez les articles et touchez « Ajouter » ; réglez le nombre d'étiquettes de chacun.
3. 3Un article sans code-barres (plat, vêtement, vrac) ? Touchez « Créer les codes-barres manquants » : il reçoit un code interne, aussitôt reconnu par la douchette et la caméra à la caisse.
4. 4Choisissez le format (planche A4 autocollante de 24 ou 40 étiquettes, ou rouleau de tickets 58 mm), puis « Imprimer ».

💡 Les planches A4 autocollantes (3 × 8 ou 4 × 10) se trouvent en papeterie ; imprimez d'abord une page sur papier ordinaire pour vérifier l'alignement.

Recevoir une livraison fournisseur

1. 1Menu « Stock », puis « Réception fournisseur ».
2. 2Choisissez le fournisseur, puis ajoutez les articles reçus avec leur quantité et leur prix d'achat.
3. 3Astuce : « Lire un document (photo) » lit le bon de livraison photographié et propose les lignes ; vous vérifiez avant d'ajouter.
4. 4Validez : le stock et le coût moyen se mettent à jour, et l'écriture comptable est créée.

Faire un inventaire

1. 1Menu « Inventaires », puis « Nouvel inventaire » : tout le stock, ou quelques articles (inventaire tournant).
2. 2Comptez en rayon et saisissez les quantités, ou scannez les articles avec la douchette ou la caméra.
3. 3Cliquez sur « Enregistrer les comptages ». Sans internet, les comptages sont gardés sur l'appareil et envoyés au retour du réseau.
4. 4Le gérant valide l'inventaire : les écarts passent en stock et en comptabilité.

Suivre ses ventes et sa marge

1. 1Menu « Rapports » : choisissez la période (le mois en cours par défaut) et, si vous en avez plusieurs, la boutique.
2. 2En haut : chiffre d'affaires TTC et hors taxes, marge brute, nombre de tickets, panier moyen, retours et factures.
3. 3Dessous : chaque produit ou prestation vendu avec sa quantité, son coût et sa marge ; puis les ventes par jour, par moyen de paiement et par caissier.
4. 4« Télécharger en Excel » enregistre tout le rapport dans un classeur Excel, un onglet par tableau, prêt pour votre comptable.

💡 La marge est calculée avec le coût d'achat moyen de chaque article : enregistrez bien vos réceptions de marchandises avec leur prix d'achat.

Connaître la valeur de son stock

1. 1Menu « Rapports », onglet « Valeur du stock ».
2. 2En haut : ce que vaut le stock au coût d'achat (ce qu'il vous a coûté), au prix de vente, la marge potentielle, et le stock qui dort.
3. 3Un article « dort » quand il n'a pas été vendu depuis 60 jours (réglable à 30, 90 ou 180) : pensez à une promotion, ou à ne plus en commander.
4. 4« Télécharger en Excel » donne le détail par rayon et par article, pour votre comptable ou votre banque.

💡 Un article en stock négatif signale une vente sans réception enregistrée : faites un inventaire pour corriger.

Noter ses dépenses et connaître son vrai bénéfice

1. 1Menu « Dépenses » : choisissez la date, la nature (loyer, électricité, transport, salaires…), un libellé, le montant et le moyen de paiement, puis « Enregistrer la dépense ».
2. 2La liste de la période montre chaque dépense et le total par nature.
3. 3Une erreur ? Touchez « Annuler » sur la ligne et donnez le motif : la dépense reste visible, barrée, et ne compte plus.
4. 4Dans « Rapports », le bénéfice net apparaît : marge sur les ventes moins les dépenses de la période.

💡 Chaque dépense est passée en comptabilité sur le bon compte de charges. Le droit « Enregistrer et annuler les dépenses » se règle dans Paramètres, Rôles et droits.

Recevoir le résumé de la journée par e-mail

1. 1Chaque soir vers 19 h (heure de Dakar et d'Abidjan, 20 h à Douala), les administrateurs du commerce reçoivent un e-mail : chiffre d'affaires, marge, meilleures ventes, encaissements.
2. 2Le même e-mail signale ce qui demande votre attention : articles sous le seuil de sécurité, lots périmés ou bientôt périmés, ventes à crédit en retard.
3. 3Aucun e-mail les jours sans vente.
4. 4Pour l'arrêter ou le remettre : Paramètres, onglet Activité, case « Résumé de la journée par e-mail ».

Faire un devis ou une facture

1. 1Menu « Ventes et factures », puis « Nouveau devis » ou « Nouvelle facture ».
2. 2Choisissez le client, ajoutez les lignes, puis « Enregistrer le brouillon » : rien n'est définitif.
3. 3Cliquez sur « Valider » : le document reçoit son numéro et ne peut plus être modifié.
4. 4Un devis accepté se transforme en commande, bon de livraison ou facture en un clic.

Envoyer une facture par WhatsApp ou e-mail

1. 1Ouvrez la facture validée et cliquez sur « Envoyer ».
2. 2WhatsApp : vérifiez le numéro du client et cliquez sur « Ouvrir WhatsApp » ; le message est prêt avec le lien.
3. 3E-mail : saisissez l'adresse, un mot d'accompagnement si vous voulez, puis « Envoyer l'e-mail ».
4. 4Le client ouvre la facture à votre logo, l'imprime ou l'enregistre en PDF, sans créer de compte.

Fidéliser ses clients avec des points

1. 1Paramètres, onglet Activité : cochez « Programme de fidélité », puis choisissez le montant dépensé pour 1 point, le nombre de points d'une récompense et sa valeur (une remise sur le ticket). Enregistrez.
2. 2À la caisse, choisissez le client (F6) avant d'encaisser : son solde de points s'affiche, et les points du ticket lui sont ajoutés.
3. 3Quand il a assez de points, le bouton « Utiliser … points » apparaît : touchez-le, la remise s'applique au ticket.
4. 4Sur la fiche du client (menu Clients), vous voyez son solde et l'historique de ses points ; vous pouvez aussi ajouter ou retirer des points avec un motif.

💡 Un retour reprend les points gagnés sur les articles rendus.

Vendre à crédit et encaisser plus tard

1. 1Dans la fiche du client, fixez un plafond de crédit.
2. 2En caisse, F6 pour choisir le client, puis payez en « crédit client » : la caisse vérifie le plafond.
3. 3Quand le client paie, ouvrez sa fiche dans « Clients » et enregistrez l'encaissement.
4. 4La balance âgée montre qui doit combien, et depuis quand.

Envoyer un ticket ou une relance par WhatsApp

1. 1Après une vente, le panneau « Dernier ticket » propose « Envoyer le ticket par WhatsApp » : WhatsApp s'ouvre avec le ticket prêt, au numéro du client s'il a été choisi (F6), sinon vous choisissez le contact.
2. 2Pour un client qui doit de l'argent : ouvrez sa fiche (menu Clients) et touchez « Relancer par WhatsApp » (ou « Relancer par e-mail »). Le message liste poliment chaque facture ou vente à crédit restant due, avec son échéance.
3. 3Vous relisez le message dans WhatsApp avant de l'envoyer.

💡 Enregistrez le téléphone de vos clients sur leur fiche : l'indicatif du pays est ajouté tout seul.

Fiche entreprise et logo

1. 1Menu « Paramètres », onglet « Entreprise ».
2. 2Remplissez la raison sociale, le NINEA ou NIU, le RCCM, l'adresse, les coordonnées de paiement et les mentions légales.
3. 3« Choisir une image » pour ajouter votre logo (PNG ou JPEG) : il apparaît sur les factures et les tickets.

Ajouter un employé

1. 1Menu « Paramètres », onglet « Utilisateurs ».
2. 2Saisissez son nom, son e-mail, un mot de passe provisoire et son rôle (caissier, magasinier, comptable, gérant de boutique).
3. 3Donnez-lui son identifiant de commerce, son e-mail et son mot de passe : il se connecte depuis n'importe quel appareil.

Régler les droits de chacun

1. 1Menu « Paramètres », onglet « Rôles et droits », puis « Nouveau profil ».
2. 2Cochez ou décochez les droits (remboursements, remises, retraits d'espèces, clôture, prix, comptabilité…).
3. 3Dans l'onglet « Utilisateurs », attribuez le profil à l'employé : ses droits changent à sa prochaine connexion.

Commissions des coiffeurs et intervenants

1. 1Menu « Commissions » : sous « Intervenants », saisissez le nom de chaque coiffeur (ou esthéticienne, serveur) et son taux de commission, puis « Ajouter ». Pas besoin de compte pour eux.
2. 2À la caisse, touchez une prestation du panier, puis choisissez son nom dans « Intervenant ». Le nom reste proposé pour les prestations suivantes ; changez-le quand un autre intervenant travaille.
3. 3Dans « Commissions », choisissez la période (le mois en cours par défaut) : vous voyez pour chacun les prestations réalisées, le montant encaissé et la commission à lui verser. Les retours sont déduits.
4. 4Quand un intervenant quitte le salon, touchez « Retirer de la caisse » : son nom disparaît de la caisse, son historique reste.

Prendre et suivre les rendez-vous

1. 1Menu « Rendez-vous » (salons, instituts, sociétés d'intervention) : l'agenda du jour, une colonne par intervenant.
2. 2« Nouveau rendez-vous » : l'heure, la prestation (sa durée se remplit seule), l'intervenant, le nom et le téléphone du client, puis « Réserver ». Un intervenant déjà occupé sur ce créneau est refusé.
3. 3La veille, touchez « Rappel WhatsApp » sur chaque rendez-vous : le message est prêt, avec l'heure, la prestation et l'intervenant.
4. 4Le jour même, marquez chaque rendez-vous « Terminé », « Absent » ou « Annuler ». Un créneau annulé ou manqué redevient libre.

💡 Les caissiers peuvent aussi réserver. Les intervenants se créent dans le menu « Commissions ».

Payer l'abonnement

1. 1Menu « Abonnement » : vous voyez votre formule, sa date de fin et le nombre de jours restants.
2. 2Payez par Mobile Money ou virement en suivant les instructions affichées.
3. 3Choisissez la formule et la durée, saisissez la référence reçue par SMS, puis « Déclarer mon paiement ».
4. 4L'abonnement est prolongé dès que StokNextra confirme le paiement, en général dans la journée.

💡 À l'échéance, vous avez 7 jours de grâce ; ensuite le compte passe en lecture seule, sans rien effacer.

Récupérer toutes les données de votre commerce

1. 1Menu « Abonnement », en bas de la page : « Vos données » (visible pour l'administrateur du commerce).
2. 2Touchez « Télécharger toutes mes données » : un fichier ZIP est enregistré sur votre appareil.
3. 3Il contient un tableau par sujet (produits, stock, clients, ventes, factures, comptabilité, points de fidélité…), à ouvrir avec Excel. Le fichier LISEZMOI explique son contenu.

💡 C'est possible à tout moment, même quand l'abonnement est arrêté : vos données vous appartiennent.

Mot de passe oublié

1. 1Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ? ».
2. 2Saisissez l'identifiant du commerce et votre e-mail : un lien arrive par e-mail (regardez aussi les courriers indésirables).
3. 3Le lien est valable une heure : choisissez un nouveau mot de passe d'au moins 12 caractères.

💡 Caissier sans e-mail : le gérant lui donne un nouveau mot de passe depuis « Paramètres », onglet « Utilisateurs ».

Brancher l'imprimante de tickets et le tiroir

1. 1Branchez l'imprimante (58 ou 80 mm) en USB ; le tiroir-caisse se branche sur l'imprimante.
2. 2Dans la caisse, cliquez sur « Périphériques », choisissez USB ou port série, puis autorisez l'imprimante proposée par le navigateur.
3. 3Imprimez un ticket d'essai. F12 ouvre le tiroir à tout moment.

💡 Les imprimantes USB fonctionnent avec Chrome ou Edge sur ordinateur. Sur iPhone et iPad, l'impression passe par AirPrint.

Nous contacter

1. 1Dans la gestion, le bouton « Votre avis » envoie un problème, une idée ou une question à l'équipe StokNextra.
2. 2Vous pouvez aussi écrire à support@stoknextra.com, ou utiliser le bouton WhatsApp du site.